Endlich, es ist so weit: Die SAP-Inbetriebnahme steht unmittelbar bevor!
| Mit 3. Jänner 2005 geht eine beinahe 2-jährige Vorbereitungszeit zu Ende. Erwartete Höhen und Tiefen begleiteten uns auf dem Weg und dennoch haben wir unser Ziel planmäßig erreicht. Für all die Leistungen, die sowohl das gesamte Projektteam als auch viele weitere MitarbeiterInnen erbrachten und weiterhin noch erbringen werden, möchte ich mich an dieser Stelle herzlichst bedanken. Ihre Mitarbeit, Unterstützung und Mithilfe sicherten uns die notwendigen Fortschritte in diesem für die gespag bedeutenden Projekt. | DI Berndt Kapsammer, Projektleitung SAP |
SAP steht für die Erneuerung unserer betriebswirtschaftlichen IT-Systeme. Sowohl das derzeit dezentral eingesetzte Material-, Einkaufs- und Logistiksystem als auch das Finanzbuchhaltungssystem (inkl. Anlagenbuchhaltungs- und Controllingsystem) werden durch so genannte SAP-Module ersetzt (SAP-MM - das neue Material-wirtschaftsmodul, GHT-Apo - das Materialwirtschaftsmodul für die Apotheke, SAP-FI - das Finanzbuchhaltungsmodul und SAP-CO - das Controllingmodul). SAP ist ein zentrales System, in dem die Stammdaten (Lieferanten-, Materialstamm etc.) künftig nur mehr einmal und für alle Standorte gleichermaßen gültig sind. Die Wartung der überwiegenden Stammdaten erfolgt in bereits etablierten zwei zentralen Stellen, einerseits in der Stammdaten Clearingstelle in der Landes-Nervenklinik (z. B. Materialstammdaten) und andererseits in der Abteilung Wirtschaftsinformatik am Standort ehem. Kinderklinik (Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsstammdaten). Die neuen Anforderungen für die Stammdaten werden über Intranetformulare an die zentralen Stellen gemeldet. Fachliche Plausibilität, Zulässigkeit und technische Abhängigkeiten werden großteils gemeinsam mit Entscheidungsträgern der gespag überprüft, nach definierten Regeln die Anforderungen freigegeben und nach erfolgter Qualitätssicherung im System umgesetzt.
Die Inbetriebsetzung der Module in den administrativen Fachabteilungen an allen Standorten erfolgt für alle Standorte zwischen 3. und 20. Jänner 2005. Über 400 MitarbeiterInnen werden das System in weiterer Folge für die Erledigung der täglichen Routineaufgaben verwenden. Zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme wird das neue System für viele MitarbeiterInnen sicher noch nicht so gewohnt sein und manche der sonst bereits in Fleisch und Blut übergegangenen Routineaufgaben, die bereits blind im „alten” System erledigt wurden, müssen noch mehrmals durchgeführt werden, bevor sie wiederum schnell und ohne viel nachzudenken von der Hand gehen. Damit alle mit dem neuen System rasch wieder die täglichen Routineaufgaben effizient abwickeln können, wird es zu Beginn eine intensive Unterstützungstätigkeit vom Projektteam geben. KeyUser, Standortkoordinatoren, Vororteinsatzkräfte und zentrale Serviceleute werden den Inbetriebnahmeprozess begleiten und für eine möglichst reibungslose Einführung Sorge tragen. Treten Probleme auf, bitte bei den jeweiligen SAP KeyUsern am Standort melden. Dort werden weitere Schritte zur Beseitigung der Probleme gesetzt. Eine Liste der aktuellen KeyUser ist über das Intranet (Intranet/dokumentation/sap.php) verfügbar. Für diejenigen, die noch weitere Schulungen bzw. Vertiefungen benötigen, werden im kommenden Jahr (Nach-)Schulungen angeboten. Die Koordination erfolgt weiterhin über die GesundheitsInformatik.
Wie geht es weiter?
Mit Inbetriebnahme von SAP-FI, CO und MM ist das Gesamtprojekt SAP noch nicht zu Ende, denn es wird weiterhin an den notwendigen Vorbereitungen für die Inbetriebnahme von SAP-IS-H (das neue in Zukunft zentral eingesetzte Patientenadministrationssystem) und von SAP-HR (das neue Personalsystem, das PHOENIX-PERS ablösen wird) gearbeitet. Aber das ist eine andere „Geschichte” und die werden wir in weiteren Ausgaben der interna fortsetzen. Wir vom SAP-Projektteam wünschen allen Bediensteten im administrativen Bereich einen erfolgreichen Start mit dem neuen SAP-System. Bei Fragen, Problemen, Wünschen bzw. Anregungen wenden Sie sich an die Wirtschaftsinformatik, diese steht gerne für Ihre Anliegen in Bezug auf SAP zur Verfügung! Unterstützen Sie das Projektteam weiterhin, damit das SAP-Projekt schlussendlich zu einem erfolgreichen Projekt in der gespag wird.
